Technische werking van online faxen

Bij online faxen verloopt een groot deel van de communicatie via e-mail. Centraal staan onze faxservers die binnenkomende faxen omzetten naar e-mail (fax 2 e-mail) en die inkomende e-mailberichten omzetten naar fax (e-mail 2 fax). Op deze pagina laten wij u graag zien hoe de online faxoplossing van Faxservice Corporate werkt.
 

Het online versturen van een fax

Bij het versturen van faxen (outbound) krijgt u een uniek e-mailadres toegekend en een persoonlijke sleutelcode dat is gekoppeld aan het e-mailadres. Wanneer er een e-mail wordt gestuurd naar dit adres, komt deze binnen op een van onze faxservers. Deze faxserver gaat het e-mailbericht analyseren. Als het onderwerpveld de persoonlijke sleutelcode bevat, zal de faxserver controleren of deze bij het e-mailadres hoort. Als dat klopt, zal de faxserver de e-mail verder gaan verwerken. Hierbij wordt het onderwerpveld verder geanalyseerd.

De zendende partij heeft naast de sleutelcode ook het faxnummer van de fax opgegeven en optioneel een onderwerp. De volgende syntax geldt:

Als het faxnummer qua syntax klopt, zal de inhoud van de e-mail geanalyseerd worden. De faxserver controleert of het e-mailbericht een bijlage bevat in de vorm van een PDF-bestand (Word, of Excel kan ook). Als dat het geval is zal de faxserver de inhoud van het PDF-bestand als fax versturen. Als de e-mail geen bijlage bevat, zal de inhoud van het (HTML) e-mailbericht als fax verstuurd worden. De faxservers zijn via een datacenter verbonden met het landelijke PSTN-netwerk, ofwel het telefoonnetwerk. Via dit netwerk zal de faxserver contact zoeken met het faxnummer.

Als er een verbinding tot stand gebracht kan worden, zal dit gebeuren en wordt de fax afgeleverd. Hierna krijgt de verzender netjes per e-mail een bevestiging dat de fax goed is afgeleverd. Als de fax om wat voor reden niet afgeleverd kan worden, dan zal er (na meerdere pogingen) ook een e-mail worden gestuurd met de mededeling dat de fax niet afgeleverd kon worden. Tevens wordt deze informatie ook toegevoegd aan de Servicedesk. Dit is een online omgeving waar onze klanten 24 / 7 / 365 in kunnen loggen om instellingen te wijzigen en om statussen op te vragen.
 

Beveiliging

Alle communicatie via e-mail (bijvoorbeeld tussen de mailserver van onze klanten en onze faxserver) vindt beveiligd plaats middels TLS. Ook kunnen er extra beveiligings-lagen gemaakt worden middels IP-autorisatie, zodat de faxserver alleen verbindingen accepteert vanaf bepaalde IP-adressen. Het is ook mogelijk om faxen te versturen via bestandsuitwisseling (FTP). Tevens is het mogelijk om de sleutelcode in het e-mailadres te verwerken.

Het ontvangen van een online fax

Voor het online ontvangen van faxen krijgen onze klanten één of meerdere unieke faxnummers toegewezen. Elk nummer koppelen wij aan één of meerdere e-mailadressen waar de klant de binnenkomende faxen op wil ontvangen. Wanneer een fax wordt verstuurd naar het betreffende nummer, zal onze faxserver de oproep beantwoorden. Wanneer de fax goed is ontvangen, zal deze door de faxserver direct om worden gezet naar een PDF- of TIFF-bestand. Dit bestand wordt vervolgens naar het opgegeven e-mailadres gestuurd.

Ook hier kan de verbinding tussen onze mailserver en de mailserver van de klant, worden beveiligd via IP-autorisatie.

Geen VOIP en geen FOIP (Faxen over IP)

Sommige leveranciers gebruiken voice-over-ip (VOIP) voor het versturen en ontvangen van faxen over internet. In jargon heet dit FOIP, wat staat voor Faxen Over IP. Faxservice Corporate gebruikt deze techniek bewust niet, omdat het (nog) niet betrouwbaar genoeg is. Daarnaast is de kwaliteit van VOIP slecht en is online faxen goedkoper. Lees meer »

Infrastructuur

Een cruciaal onderdeel van Faxservice Corporate is de infrastuctuur. Wat zijn de speerpunten van onze infrastructuur:

1. Datacentra: De faxservers zijn ondergebracht in diverse professionele datacentra, waardoor continuïteit en fysieke veiligheid zijn gewaarborgd.
2. Loadbalancing: Via geavanceerde systemen wordt de performance van het netwerk en de prestaties van de servers continu in de gaten gehouden. Wanneer er een piek in de belasting ontstaat, wordt de load automatisch verdeeld over meerdere servers. Hierdoor kunnen we een goede performance garanderen.
3. Redundantie / fall-back: Wanneer een van de servers uitvalt, nemen andere servers het werk automatisch over. Ook zullen onze engineers automatisch op de hoogte gebracht worden, zodat zij direct actie kunnen ondernemen. Zaken als responstijd en oplostijd zijn vastgelegd in een SLA.
4. Back-upbeleid: Via een uitgebreid back-upbeleid wordt de data van de faxservers veilig gesteld. In het geval van calamiteiten is het mogelijk om snel back-ups terug te zetten. Verlies van data is daardoor tot een absoluut minimum beperkt.
5. Storingsprocedures: Onze engineers doen er alles aan om storingen tot een minimum te beperken. Als een storing zich onverhoopt toch voordoet, zijn er uitgebreide storingsprocedures zodat de overlast tot een minimum wordt beperkt. Zaken als responstijd en oplostijd zijn vastgelegd in een SLA, zodat u vooraf weet welke inspanningen wij zullen doen.
6. Disaster Recovery System: Mocht een compleet datacentrum uitvallen, dan kunnen onze engineers vrij snel een nieuw serverpark opbouwen in een back-uplocatie. Downtijd wordt hierdoor beperkt tot een absoluut minimum.
7. Engineer-team: Een uitgebreid team van gespecialiseerde engineers bewaakt 24/7/365 de infrastructuur en alle servers.

Meer info?

Neem vrijblijvend contact op met een van onze accountmanagers of vraag een offerte aan via de website.
We helpen u graag!