Bespaar kosten met digitaal faxen via Faxservice Corporate

Wanneer u één of meerdere faxapparaten binnen uw organisatie heeft, lopen de kosten al snel op. Naast de directe kosten, zijn er namelijk ook nog veel indirecte kosten, zoals tijdverlies door personeel dat staat te wachten bij faxapparatuur en het zoeken naar faxen die kwijt zijn geraakt.

Ook onderhoud aan de apparatuur brengt de nodige personeelskosten met zich mee. Een groot deel van al deze kosten komt te vervallen wanneer uw organisatie overstapt op digitaal faxen. Op deze pagina brengen wij de belangrijkste kosten in kaart, zodat u dit af kunt zetten tegen uw eigen organisatie. Daarnaast hebben we een besparingscalculator gemaakt, waarmee u grofweg de besparing voor uw organisatie kunt berekenen.

Welke kosten brengt faxen met zich mee

• Huur telefoonlijnen
• Gesprekskosten van uw telecomaanbieder bij uitgaand faxen
• Aanschaf en afschrijving faxapparatuur
• Onderhoud faxapparatuur
• Kosten supplies als papier en toner / inkt
• Stroomkosten faxapparatuur
• Personeelskosten bediening apparatuur
• IT-beheerkosten

Stroomkosten faxapparatuur

De stroomkosten van faxapparatuur hangt sterk af van het type apparaten dat een organisatie in gebruik heeft. Omdat faxapparaten het hele jaar door stand-by moeten zijn, zal dit vaak meer kosten dan de daadwerkelijke stroomkosten voor het ontvangen en versturen van faxen. De volgende tabel maakt e.e.a. met betrekking tot het stroomverbruik per faxapparaat duidelijk. De waarden zijn gemiddelden.

Energieverbruik Laserfax	In werking	Stand-by
Vermogen	650 Watt	18 Watt
Bedrijfstijd *	120 uur per jaar	8744 uur per jaar
Energieverbruik	78 kWh per jaar	157 kWh per jaar
Kosten per jaar**	€ 19,-	€ 38,-

* Gemiddelde bedrijfstijd: 30 minuten per dag
** Elektriciteitsprijs 24 eurocent / kWh (prijspeil 2009)

Totale stroomkosten per faxapparaat: +/- € 57,- per jaar

De werkelijke kosten voor het versturen van één fax

Wat kost het versturen van faxberichten op de traditionele analoge manier? Om u een idee te geven hebben we één faxscenario uit de praktijk in kaart gebracht:

Een accountmanager heeft telefonisch een order binnengehaald. De klant wil deze order als offerte op de fax ontvangen.

Actie	Benodigde tijd (in minuten)
Uitprinten offerte.	0.5
Opstellen faxvoorblad en uitprinten.	1
Lopen naar de printer en zoeken van de offerte en het voorblad tussen alle andere printjes.	1
Offerte ondertekenen en naar de fax lopen.	1
Fax op apparaat leggen en intoetsen nummer.	1
Wachten totdat fax is verstuurd en ontvangstbevestiging uit de fax komt.	4
Teruglopen naar de werkplek met de offerte, voorblad en ontvangstbevestiging.	1
Papieren opbergen in multomap onder het juiste tabblad.	1
Totaal	10.5

Personeelskosten
In het meest gunstige geval kost het versturen van één fax zo'n 10 minuten tijd. Stel dat deze verkoper € 20,- per uur kost, dan heeft deze fax de organisatie € 3,33 gekost aan personeelskosten.

Telefoonkosten
Daarnaast zijn er telefoonkosten buiten de regio gemaakt. De fax bestond uit 5 pagina's. Elke pagina deed er ongeveer 45 seconden over, waardoor het versturen van de totale fax 225 seconden in beslag nam. Ook wordt per gesprek door de telecomprovider startkosten gerekend. De telefoonkosten in dit scenario komen in totaal uit rond de 20 eurocent *.

* starttarief per gesprek en gesprekskosten per minuut. De abonnementskosten van de telefoonlijn hebben we buiten beschouwing gelaten.

De totale kosten voor het versturen van de fax uit ons scenario ligt rond de € 3,53. Hierbij zijn de papier- en printkosten, de afschrijving en de stroomkosten van het faxapparaat buiten beschouwing gelaten.

Digitaal:

Als we dezelfde fax digitaal versturen, dan zou het volgende scenario kunnen gelden:

Actie	Benodigde tijd (in minuten)
Document naar PDF printen	1
E-mail opstellen en PDF bijvoegen	1
Onderwerpregel opstellen inclusief faxnummer ontvanger	0.5
E-mail versturen	0.5
Totaal	3

Personeelskosten
In het meest ongunstige geval kost het versturen van één digitale fax zo'n 3 minuten tijd. Stel dat deze verkoper nog steeds € 20,- per uur kost, dan heeft deze fax de organisatie € 1,- gekost aan personeelskosten.

Telefoonkosten
De telefoonkosten voor het versturen van deze fax komt uit op € 0,45. In dit scenario zijn er verder GEEN kosten voor stroom, supplies, aanschaf- en onderhoud faxapparatuur en er is ook geen telefoonlijn nodig.

De totale kosten voor het versturen van deze digitale fax komen uit op € 1,45. Dat is maar liefst een besparing van zo'n 60 % ten opzichte van het analoge scenario! Let op: hier zijn de analoge kosten voor de faxapparatuur, onderhoud en supplies buiten beschouwing gelaten. Als we dit wel mee zouden nemen in de berekening, dan zou het verschil nog veel groter worden.
Verschil: analoog - digitaal = € 3,53 - € 1,45 = € 2,08

Overtuigd? Vraag dan snel een offerte aan en bespaar direct op uw faxkosten.